Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen.
Bei GTD geht es ja im Wesentlichen um die Steigerung der Effektivität des Tuns. Nun ist der Tagesablauf ja nur auf den ersten Blick seriellen Charakters (die Zeit lässt sich halt nicht zurück drehen). Tatsächlich haben wir es mit zum Teil wiederkehrenden Themen zu tun – nämlich dann, wenn eine zu erledigende Aufgabe Bestandteil eines Projektes ist. Das bedeutet, dass wir zu Beginn der Aufgabenerledigung unseren geistigen Fokus auf selbige lenken müssen: Worum geht es? Was ist das Ziel? Welche Zeitschienen verbergen sich dahinter? Und so weiter…
Je mehr Aufgaben und Projekte wir haben, umso vielschichtiger werden die Informationsflüsse dazu. Denn wir bekommen Anrufe, Mails, Dokumente etc. zu unseren Aufgaben. Für eine effektive Aufgabenerledigung ist es folglich immens wichtig, diese Informationen so zu verwalten und abzulegen, dass unsere Fokussierung auf eine Aufgabe möglichst schlank funktioniert und wir nicht unnötig viel Zeit mit der Informationssuche verschwenden.
Nun höre ich relativ oft von Kollegen: „Wozu soll ich mir ein Ablagesystem ausdenken? Ich habe doch überall Such-Funktionen: Auf dem Desktop, im Mailprogramm, in unserem Intranet, im Internet. Wenn ich was brauche, dann lasse ich suchen. Ist doch viel bequemer…“
Nicht ganz falsch, aber leider auch nicht richtig. Woher weiß ich denn im Zweifel, wo ich suchen muss?
An einem ordentlichen Ablagesystem führt meines Erachtens kein Weg vorbei. Wirklich aufwendig ist das Finden einer Ablagestruktur auch nicht – denn im Prinzip haben wir ja schon eines. Nämlich die rollen- und kontextorientierte Struktur des Aufgaben-Managements.
Mein Referenzsystem bildet diese Struktur 1:1 ab. Die spannende Frage, die sich hier stellt, ist die der Verortung. Ich bin da ganz pragmatisch: Ich nutze zum einen die Option des Persönlichen Ordners, zum anderen die des Dateisystems.
Der geneigte Leser wird jetzt sagen, dass es doch ungünstig sei, eine redundante Struktur zu betreiben. Ist aber nicht – denn die Drehscheibe, in der sich alles zusammenfügt, ist die Aufgabe. Die einkommenden Mails, die einer Aufgabe zugeordnet werden können, werden per Drag and Drop in die entsprechende Aufgabe verschoben und kurzkommentiert. Eigene Dokumente werden aus dem Dateisystem in die Aufgabe als Hyperlink eingefügt. So habe ich in den Aufgaben immer alle Informationen zusammen.
Somit fällt auch das Fokussieren nicht schwer: Ich öffne die Aufgabe, überfliege die Einträge und bin für die Next-Action bereit.
Handelt es um Informationen, die ich keiner konkreten Aufgabe zuordnen kann (z.B. interessante Blog-Artikel), dann verschiebe ich sie in einen entsprechenden Ordner im Referenzsystem. Da dieses meinen Rollen und Kontexten entspricht, weiß ich auch später genau, wo ich die Informationen finde. Gibt es noch keinen passenden Kontext, dann wird er erstellt.
Und wenn nicht? Naja, dann hilft erst einmal die Suchfunktion 
Und danach wird das System entsprechend optimiert.
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