Mein GTD mit Outlook – Teil 8: TheBigPic.org

Planen ersetzt den Irrtum durch den Zufall.

So oder ähnlich lautet ein beliebter Spruch zum Thema Zeit- bzw. Projektplanung. Und tatsächlich scheitern erschreckend viele Planungen. Ein Grund, warum es so etwas wie Agiles Projektmanagement gibt. Was aber tun, um im individuellen GTD nicht nur effektiv, sondern auch effizient zu sein?

Sowohl David Allen mit seiner Vogelperspektivtechnik als auch Stephen Covey betonen zu recht immer wieder, dass es für den persönlichen Erfolg ernorm wichtig ist, das große Ganze, also die eigenen (Lebens-)Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren.

Hier stößt Outlook einfach an seine Grenzen, denn als PIM (Personal Information Manager) ist es für diese ganzheitlichen, zum Teil idealistisch orientierten Betrachtungen einfach nicht geeignet.

Durch Zufall bin ich bei meinen diversen Web-Recherchen zu GTD-Tools auf TheBigPic.org gestoßen, eine Website, die Projekte/Aufgaben in einen graphischen Kontext darstellt und darüber hinaus eine Online-Terminverwaltung mitbringt. Diese Features – naja, nett, aber vom Hocker haben sie mich nicht gehauen. ABER:

Auf der persönlichen Einstiegsseite werden die Projekte als kreisrunde Farbflächen dargestellt, die sich per Maus in der Größe verändern lassen. Und hier kommt das Tool in meiner GTD-Implementierung zum Einsatz:

Beim wöchentlichen Review und der darauf folgenden Wochenplanung schnappe ich mir TheBigPic, male meine diversen Kontexte, Rollen und Projekte und visualisiere durch verschiedene Größen und Farben zunächst meinen Status-Quo. So wird schnell deutlich, wo ich im Sinne meiner Life-Balance derzeit zu viel oder zu wenig Zeit investiere und wo ich einigermaßen in der Spur bin.

Anhand dieser Visualisierung kann ich bewusst Veränderungen initiieren und deren Erfolg oder Misserfolg intuitiv nachverfolgen. Und nachsteuern.

Zugegeben: Dafür war das Tool eigentlich nicht gedacht. Aber so what! Und das Beste: TheBigPic.org ist kostenlos!

 

Mein GTD mit Outlook 2007 – Prolog

Als IT´ler und Führungskraft bin ich auf ein gutes Zeit- und Selbstmanagement angewiesen. Ausgelöst durch den GTD-Ansatz von David Allen habe ich mir reichlich Literatur zu diesem Thema „reingezogen“, darunter auch Stephen Covey´s „7 Habits of high effective people“. Nach umfangreichem Tool-Testing habe ich das Tool genommen, was mir sowohl zu Hause als auch im Office zur Verfügung steht: Microsoft Outlook 2007. Der Ansatz ist nicht vollkommen, wird aber auch weiterentwickelt. Wer gute Ideen dazu hat, trage bitte mit einem Kommentar dazu bei.

Bei der Überlegung, wie ich die Ansätze von David Allen und Stephen Covey möglichst schlank für mich operabel implementiert bekomme, war mir eines schnell klar: Ich wollte nach Möglichkeit keine PlugIns, AddOns und VBA-Scriptings verwenden. „Keep it simple and stupid – und erspare Dir Diskussionen mit Deiner Einkaufsabteilung“ waren u.a. die Gründe dafür.

Die Verwendung weiterer Tools kam auch nicht in Frage – zum einem ist Outlook in unserem Unternehmen als PIM gesetzt. Und per Import/Export-Funktionen zwischen Outlook und Web2.0-Applikationen hin und her zu synchronisieren kam aus verschiedenen Gründen auch nicht in Frage.

Um mein Vorhaben in die Tat umzusetzen, war noch etwas Studium erforderlich  – wie gut, dass der Outlook-Experte von Microsoft Deutschland Christian Obermayr dieses Buch herausgegeben hat: „Zeitmanagement mit Microsoft Outlook“ .

Die zentrale Stärke von Outlook ist das integrative Element des „Drag and drop“. Mit ein wenig Mausgeschubse wird aus einer Mail eine Aufgabe, aus einer Aufgabe ein Termin. Darüber hinaus bietet Outlook recht umfangreiche Möglichkeiten der Sortierung und Filterung. Und es verfügt über eine sicher noch ausbaubare Teamworkfunktionalität.

Nach verschiedenen Vorstufen bin ich nun bei einem gut funktionierenden System gelandet. Und möchte Euch nicht vorenthalten, wie simpel es (mein System) im Grunde ist.

In Teil 2 geht es um meinen Posteingang.

In Teil 3 geht es um die Aufgabenplanung.

In Teil 4 geht es um die Terminplanung.

In Teil 5 geht es um die Pflege meiner Kontakte.

In Teil 6 geht es um mein Referenz-/Ablagesystem.

In Teil 7 geht es um das Zusammenspiel dieser Teile.

In Teil 8 geht es um TheBigPic und warum ich mit diesem Tool meinen Grundansatz ausnahmsweise verlasse.

In Teil 9 zeige ich Euch, welche sonstigen Tools ich verwende, wie sich mit diesen Werkzeugen der Kreis zu Outlook schließt und was ich sonst noch tue, um meine Produktivität effizient entfalten und steigern zu können.

Und wer meinen Ansatz gern komplett lesen oder vielleicht ausdrückem möchte: Das Ganze gibt es jetzt auch als eBook: GTD mit Outlook.

Nun aber noch ein Wort zur Ausgangslage: Als nur partiell Selbstständiger ist mir eine wesentliche Beschränkung auferlegt. Die Vermischung der Datenhaltung bei meinem Arbeitgeber sowie meiner privat orientierten Daten verbieten das Arbeitsrecht und der gesunde Menschenverstand. Ergo hantiere ich streng genommen mit zwei Systemen, die autonom nebeneinander her laufen. Umso bedeutsamer ist für mich, dass beide Systeme nach derselben Logik funktionieren.