GTD mit Outlook 2007 – Das eBook in Version 2

MeinVersuch, meine “GTD”-Implementierung in Microsoft Outlook 2007 anderen als Muster, Ideengeber und Diskussionsanregung zur Verfügung zu stellen, war ein toller Erfolg. In mehreren einschlägigen Foren wurde die Anregung aufgenommen und herrlich konstruktiv diskutiert. Ein Kritikpunkt einiger Diskussionsteilnehmer war die überschwengliche Nutzung von Ordnern, Gruppen und das dazugehörige Mausgeklicke.

Aber es wurde nicht nur kritisiert, es wurden auch konstruktive Verbesserungsvorschläge gemacht. Gerade die Diskussion im Forum dingegeregeltkriegen.de hat einige interessante Anregungen geliefert. Ich habe daraufhin meinen Ansatz einer tiefschürfenden Kritik unterzogen und konnte nicht umhin, gerade im Aufgaben- und Kontaktmanagement einige Dinge zu vereinfachen und zu verschlanken. Den “Kombatanten” vielen Dank für die Diskussion und Anregungen – ich finde es immer wieder klasse, wie viele unterschiedliche, aber dennoch gute Ansätze es zu GTD gibt.

Diese Erkenntnisse machten es notwendig, das eBook zu aktualisieren. Nun liegt es also in Version 2 vor. Es kann hier heruntergeladen werden:

GTD mit Outlook2007 – Version 2.0

Wesentlichste Änderung: Ich habe den massiven Einsatz von Gruppen und Ordnern (Strukturelemente) im Aufgaben- und Kontaktmanagement quasi komplett abgeschafft – zu viel “Klein-Klein” im täglichen Management. Die für mich erforderlichen Zusatzinformationen werden jetzt über angepasste Outlook-Formulare abgefragt. Key-Benefit: Durch die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten der Outlook-Ansichten wurden so die Gesamtworkflows nach meinem Empfinden deutlich schlanker und intuitiver.

 

Outlook 2010 – die Beta ist da!

Ich bin, gezwungener Maßen, ein Outlook-Benutzer. Auch wenn die Version 2007 einige interessante Möglichkeiten für eine GTD-basierte Arbeitsweise bietet, so gab und gibt es doch einiges, was ich bisher vermisst habe. In den vergangenen Monaten habe ich daher das Outlook-Blog des Microsoft-Teams verfolgt. Nun gibt es die erste öffentliche Beta-Version von Office 2010 – auf meiner Testmaschine läuft sie seit gestern.

Soviel vorne weg: Die Funktionsleiste (Ribbon) der Office-Programme wurde grafisch etwas dezenter gestaltet – und findet sich jetzt durchgängig in allen Produkten wieder, so auch in Outlook. Die Installation (eine Upgrade-Installation) ging auf meiner Windows 7-Umgebung ohne Probleme von der Hand, die alte Outlook-Umgebung wurde zu 100% fehlerfrei übernommen.

In den nächsten Tagen werde ich gerade Outlook einem intensiveren (GTD-)Test unterziehen. Besonders gespannt bin ich darauf, wie gut/schlecht der neue Outlook Social Connector (OSC) funktioniert. Dieser Connector soll im Kern dafür sorgen, dem User neben dem eigentlichen Mailtext Zusatzinformationen über den Absender aus etwaigen Social Networks anzuzeigen – bisher gibt es allerdings wohl nur eine Schnittstelle zu LinkedIn. Aber: Laut Blog soll es aus Outlook heraus möglich sein, jeden Sender zu einem persönlichen Netzwerk hinzuzufügen. Da bin ich doch mal ganz gespannt…

Was ich gestern schon gesehen habe: Die Funktionsleiste und das officekonforme UI machen Spaß. Das UI ist nicht mehr ganz so quietsch-bunt. Darüber hinaus hat Microsoft offenbar einige Features der Konkurrenz adaptiert, so zum Beispiel die bei GMail geschätzte dialog-orientierte Darstellung/Zusammenstellung von Mails, wie wir sie auch aus Foren gewohnt sind.

Schau´n mer mal, wie sich das neue Office 2010 im Praxis-Alltag so bewährt. Ich werde berichten.

 

Outlook und Wochenziele – Tipp

Bekanntlich bin ich ja ein Fan von Stephen Covey´s “7 Habits”. Covey empfiehlt für das Termin- und Aufgabenmanagement eine wöchentliche Betrachtung und Planung. Aber wie bildet man in Outlook Wochenziele ab, die sich nach Covey ja auf die verschiedenen Lebens-Rollen beziehen sollen? Ein Tipp.

Wie immer hilft hier eine “Verfremdung” eines bekannten Outlook-Features. Bei der Anlage von Terminen besteht die Möglichkeit, neben Start- und Endezeiten die Option “Ganztägiges Ereignis” anzuklicken. So kann man zum Beispiel einen Termin anlegen, der die ganze Woche dauert. Mit der Option “Ganztägiges Ereignis” werden die Start-/Endzeiten ausgeblendet; zusammen mit der Anzeige-Option “Frei” haben wir hier eine wunderbare Möglichkeit, Wochenziele dauerhaft in der Kalendersicht anzuzeigen.

Ich mache das so: Für meine Lebensrollen plane ich bei der freitäglichen Vorbereitung der Folgewoche Ziele ein, die ich erreichen möchte. Die zu diesem Ziel vorhandene Aufgabe wird per gedrückter rechter Maustaste auf das Kalendersymbol gezogen und dann einfach unter Beachtung der oben geschilderten Termineinstellungen in den Terminkalender kopiert.

Die Aufgabe existiert jetzt zwar doppelt, einmal in der Aufgabenliste und einmal im Terminkalender. Durch die Wochenansicht im Kalender bleiben aber die Wochen-Ziele im Blick, ohne in den sonstigen Tasks des Tagesgeschäfts unterzugehen.

Noch ein Hinweis: Bleibt realistisch! 30 Wochenziele sind nicht nur nicht schaffbar, sie sind auch unübersichtlich. Konzentriert Euch pro Rolle auf ein Ziel, da kommen im Zweifel auch schon mehr als drei zusammen.

 

GTD – Mein Referenzsystem 2.0

Mein altes, thematisch ordentlich-preußisch angelegtes Referenzsystem wurde heute in den Ruhestand verabschiedet. Stattdessen kommt jetzt Referenzsystem 2.0 zum Einsatz – und damit die Erkenntnis, dass Mr. Allen auch an dieser Stelle recht hat…

Bisher hatte ich mein Referenzsystem nach Fachthemen aufgebaut. Nachdem ich aber zunehmend die Outlook-Suche in Anspruch nehmen musste, hatte ich heute ein Einsehen und habe Friseur gespielt: Ab mit den alten Zöpfen! Da es eh an der Zeit war, das PST-File zu archivieren, habe ich die Gunst der Stunde genutzt und eine komplett neue Struktur eingezogen.

Und zwar ganz so, wie David Allen es in seinem Buch empfiehlt: Als oberste Struktur dient das Alphabet. Unter den einzelnen Buchstaben wird es nach derzeitiger Planung nicht mehr als zwei Unterebenen geben. Meine Hoffnung: Da jegliches Thema in der Regel nicht mehr als zwei, drei Oberbegriffen zugeordnet werden kann, sollte ich mit deutlich weniger Mausgeschubse als bisher jegliches Referenzmaterial finden können.

Für die Synchronität habe ich dieses natürlich nicht nur in Outlook, sondern gleichzeitig auch auf meiner Ordnerstruktur der Festplatte umgesetzt.

Und nun gilt frei nach Franzl: Schau´n mer mal

 

simon.says : Implementing Getting Things Done using Outlook 2007

Meine GTD-Implementation habe ich bewusst von Makros und Co. freigehalten. Nun hat Dr. Stefan List folgenden Link auf Twitter gepostet, der mich dazu bringt, diese fundamentalistische Haltung vielleicht ein wenig aufzuweichen – und den ich Euch natürlich nicht vorenthalten möchte:

http://blogs.msdn.com/smguest/archive/2006/06/04/617343.aspx

Scheint doch gar nicht so schwierig zu realisieren zu sein.

Danke, Stefan, für den Hinweis.

 

“GTD mit Outlook 2007″ – Die Serie als PDF-eBook zum Downloaden

Einige Leserinnen und Leser haben angefragt, ob es denn die Möglichkeit gebe, die Artikel auszudrucken – ich bin also nicht der Einzige, der gern auf Papier gedrucktes in Händen hält. Für all die Mail-Beiträge, die mich erreicht haben, möchte ich mich ganz herzlich bedanken. Wenn Ihr für Euere Selbstorganisation daraus etwas ziehen konntet, dann hat sich die Schreiberei gelohnt.

Für alle, die die Artikel gern als zusammenhängendes Dokument haben möchten, habe ich die Artikel zu einem kleinen eBook zusammengefasst. Es kann hier herunter geladen werden: GTD mit Outlook2007 – Version 2.0 (Neue überarbeitete Version vom 17.02.2010)

An dieser Stelle möchte ich mich auch ganz herzlich bei Dr. Stefan List für die Promotion bedanken – ich bin immer noch erstaunt, was ein kleiner Link an prominenter Stelle so alles bewirken kann. Herr Doktor, wenn Sie mal in Hamburg weilen sollten, würde ich mich gern erkenntlich zeigen

 

E-Mailsignatur – aber richtig

Auch genervt von diesen Flippiflappi-crazy-funny E-Mailsignaturen? Ich bin es und vermeide daher den Signatur-Unsinn, in dem ich nur relevante Informationen in die Sigantur packe. Jochen Mai, Autor der Karrierebibel, hat das Wesentliche einer seriösen E-Mailsignatur zusammengefasst und gleich noch vier Anleitungen (für Outlook, GMail, Wisestamp und Feedburner) dazu gepackt.

 

Mein GTD mit Outlook 2007 – Tipp

Ich verbinde ja meine Dokumente mit den dazugehörigen Aufgaben und nutze so das Aufgabenmanagement als Dreh- und Angelpunkt für mein “Infotainment”. Bisher habe ich Mail-Anhänge häufig ins Filesystem verlagert, dann anschließend in der Aufgabe per Hyperlink verknüpft und dann bei Zeiten bearbeitet. Mein Leser Thomas hat mich auf ein Feature von Office 2007 aufmerksam gemacht, das diese Mimik vereinfacht. Ich möchte Euch diesen Tipp nicht vorenthalten.

Mit Office 2007 hat Microsoft in seinen Produkten die Multifunktionsleiste eingeführt (mit Ausnahme von Outlook – dort kommt diese Leiste erst mit der Version 2010). Diese Leiste ist komplett auf die eigenen Bedürfnisse anpassbar und erlaubt die Platzierung der individuell am meisten genutzen Menü-Befehle. Thomas hat mich darauf aufmerksam gemacht, dass man in der Multifunktionsleiste auch einen Button “Outlook Aufgabe” einbauen kann.

Wer mit der Leiste noch nicht so vertraut ist: Hier ein kleines Bild-Tutorial zur Einbindung (funktioniert gleich in Word, Excel und Powerpoint).

Mit einem Klick auf das neue Icon erzeugen wir eine neue Aufgabe, in der das offene Dokument als Verknüpfung bereits eingebunden ist.

Vielen Dank, Thomas!

 

Mein GTD mit Outlook 2007 – Anmerkungen

Zum Abschluss der Serie über meine GTD mit Outlook 2007 noch ein paar wenige Worte:

1. Der Charme an GTD besteht darin, dass sich die Grundzüge nicht verändern brauchen: Bringe die Dinge aus Deinem Kopf in ein verlässliches System, ordne sie, plane die nächsten Schritte, führe sie aus und mache ein Review. Das ist von der Idee so simpel, dass man sich fragt, wie es David Allen trotzdem schafft, darüber ein ganzes Buch zu füllen, OHNE sich zu wiederholen, OHNE langweilig zu werden.

2. Du wirst immer wieder feststellen, dass Du beim Arbeiten im GTD-System dann und wann nachlässig wirst. Das ist normal. Entscheidend ist, dass Du Dich in solchen Situationen neu kalibrierst. Prüfe Dein System, fülle die Lücken, mache Dir Dein Ziel klar, weswegen Du damit überhaupt angefangen hast – und starte neu durch.

3. Wenn Deine Methodik und Dein System für Dich funktionieren, kannst Du aufhören, Tools zu testen. Ich habe zwei Jahre mit Tests hier und Tests dort verbracht, um letzten Endes doch wieder bei Outlook zu landen. Du musst Dich einfach irgendwann entscheiden – und dann mal eine Weile dabei bleiben.

4. Statt weitere Tools zu testen, schaue kritisch auf Dein System. Und verbessere es in seinen Schwachpunkten. Kaizen!

Und nun: Sei produktiv – und: Get Things Done!

 

Mein GTD mit Outlook – Teil 9: Weitere Tools

Alles hat seine Grenzen.

Das gilt auch für Outlook 2007. Obwohl dieses Werkzeug wirklich eine ganze Menge abdeckt und das Selbst-Management sehr gut unterstützt, gibt es im Arbeitsablauf immer noch jede Menge Dinge, die suboptimal sind. Aber auch dafür gibt es Lösungen. Ich möchte mal heute nicht groß herumschweifen, sondern kurz auf die verschiedenen ergänzenden Lösungen eingehen.

OneNote / Meetings: In fast jeder Firma gibt es regelmäßige Termine, bei denen Themen besprochen, Aufgabenpakete controllt und Projekte abgestimmt werden. So auch bei mir. Bis vor einem halben Jahr habe ich in der Termin-Vorbereitung die notwendigen Unterlagen am PC ausgedruckt, in mein DIN A4-Notizbuch gepackt und bin mit einem Stift ins Meeting gegangen. Dort habe ich nach der Cornell-Systematik meine Notizen gemacht, in der Nachbereitung verarbeitet und die Essentials in meine entsprechenden Outlook-Aufgaben kopiert.

Inzwischen habe ich ein Notebook, und mit diesem Gerät kam auch OneNote zu mir. Seitdem kann ich medienbruch-frei arbeiten. Dank Offline-Caching von Outlook und der Offline-Synchronisierung der „Eigene Dateien“ habe ich meine Büro-Umgebung quasi immer dabei. In Meetings mache ich meine Notizen direkt im Notebook und kann anschließend die Informationen einzeln oder komplett aus OneNote heraus mit Outlook integrieren. So dauert die Nachbereitung des wöchentlichen Meetings mit meinem Chef statt einer halben Stunde jetzt keine 5 Minuten mehr.

Darüber hinaus ist OneNote ideal für das Sammeln von Web-Schnipseln. Einfach in der Website Abschnitte markieren und nach OneNote ziehen. Die OneNote-Notizbücher lassen sich klasse strukturieren.

Planung / MindMapping: Ein weiterer wichtiger Teil meiner Arbeit sind Probleme lösen, Dinge vorbereiten, Entscheidungen finden. In der Mitarbeiterschaft, aber auch in unserem Fachgebiet an sich. Ohne die Visualisierung eines Mindmapping-Tools ginge bei mir gar nichts. Mein Tool ist hier der Mindjet MindManager. Auf das Feature-Set will ich nicht eingehen, eine große Stärke ist die Möglichkeit, aus den Zweig-Enden Outlook-Aufgaben zu machen – und diese in der Mindmap sogar nachverfolgen zu können. Simpel, genial und easy to use. Wer total auf Visualisierung seines Selbst-Managements steht, kann das mit dem Mindmanager sogar hinsichtlich der Aufgaben komplett erledigen. Einfach mal googeln.

Projektmanagement: Hier verwende ich notgedrungen MS Project. Dessen Integration mit Outlook ist (noch) eher mangelhaft, Abhilfe wird hier voraussichtlich Project 2010 schaffen – mal abwarten. Aufgaben aus Project heraus sende ich mir per Mail und bearbeite sie dann im Rahmen meines normalen Task-Managements ab. Mehr brauche ich nicht. Aber wer weiß, wenn ich die neuen Features erst mal in den Fingern habe