“Man sollte mehr Zeit in seine Arbeit und mehr Arbeit in seine Zeit stecken.” Friedrich Dürrenmatt (1921-90), schweizer. Dramatiker
Die Betonung bei GTD liegt auf dem „D“ – Done. Alle bisher in dieser Artikelserie getroffenen Maßnahmen nützen überhaupt nichts, wenn man das Organisierte nicht in Aktion umsetzt. Ebenso wenig nützt es, in blindem Aktionismus permanent alle Aufgaben/Projekte durch zu hecheln. Dürrenmatt hat es auf den Punkt gebracht: Nicht nur die Effektivität zählt, sondern auch die Effizienz.
Nachdem ich bisher gezeigt habe, wie ich zu meinen Aufgaben komme und sie verwalte, geht es in dieser Folge nun um die Umsetzung. Also um das Ernten der Früchte sozusagen. Dreh- und Angelpunkt meiner Aktivitäten bildet hier der Kalender von Outlook 2007, der in der aktuellen Version tatsächlich nicht mehr als reiner Terminkalender zu verstehen ist, sondern als äußerst interessantes Tool zur Bewältigung des Arbeitspensums. Über den Begriff der Arbeit muss ich an dieser Stelle noch einen kleinen Querschritt einlegen. Der immer wieder gern bemühte Begriff der Work-Life-Balance ist mir absolut zuwider, weil er eine Trennung zwischen Arbeit und Leben impliziert, die es meiner Meinung nach nicht gibt.
Arbeit gehört zum Leben nun mal dazu. Für mich ist Arbeit auch kein negativ besetzter Begriff, sondern umschreibt in meiner Philosophie all die Dinge, die erledigt werden wollen. Aus welcher Rolle heraus und mit welcher Motivation dies passiert, ist dabei unerheblich. Ich tue die Dinge, weil ich sie tun WILL, und nicht, weil sie tun MUSS. Insofern ist es für mein Aufgabenmanagement egal, ob sich eine Aufgabe auf meinen Beruf, meinen Garten oder auf meine Familie bezieht.
Wenn ich also von meinem Arbeitspensum schreibe, dann ist dies zunächst eine rein quantitative Betrachtung. Die spannende Aufgabe besteht bei der Arbeitserledigung für mich darin, die Life-Balance zu wahren. Dass heißt, die unterschiedlichen Aufgaben, die sich aus den unterschiedlichen Lebenskontexten ergeben, so in meine Tages- und Wochenplanung zu integrieren, so dass ich am Ende eines Tages/einer Woche zufrieden mit mir selbst bin. Dieses ist für mich eine der Grundvoraussetzungen, negativem Stress vorzubeugen und mir die Selbstbestimmung soweit möglich zu erhalten.
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1. Vorbereitung
Der Outlook-Kalender ist mein Dreh- und Angelpunkt für das TUN, das Erledigen der vorhandenen Aufgaben. Deswegen habe ich den Kalender auch zu meiner Startseite gemacht. Heißt: Beim Starten von Outlook poppt nicht die Email-Sektion hoch, sondern die Übersicht über das, was ich erledigen möchte. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Planungen unter vier wesentlichen Voraussetzungen sich tatsächlich auch umsetzen lassen:
a) Ich lasse mir im Kalender die gesamte Woche darstellen
b) Ich verplane maximal 60% meiner Zeit, denn erstens kommt es anders und zweitens als man denkt. Die IT´ler unter den Lesern werden das kennen 
c) Für den Freitag verwende ich einen „leeren“ Termin als Blocker, als Pufferzeit, um ggf. in der Woche liegengebliebenes noch erledigen zu können.
d) Bestimmte Regelaufgaben (z.B. das Email-Checken, die monatliche Abrechnung der Überstundenzettel meiner Mitarbeiter und ähnliches) sind als Terminserie eingetragen und somit ebenfalls gefixt.
Um nun tatsächlich ins TUN zu kommen, müssen die verschiedenen Aufgaben meiner Lebens- und Projektkontexte auf den Kalender umgebrochen werden. Ich plane in einem zweistufigen Verfahren: Jeweils am Freitag plane ich die kommende Woche. Hierbei werden im Schnelldurchgang sämtliche Aufgaben hinsichtlich der Bedeutung und Dringlichkeit bewertet. Meine Maxime lautet, an jedem Arbeitstag mindestens eine Quadrant II-Aufgabe voran zu bringen. Dafür sind pro Arbeitstag 2 Stunden Zeit reserviert. Für Aufgaben aus den Quadranten III und IV reserviere ich mir ebenfalls 2 Stunden Arbeitszeit und verteile entsprechende Aufgaben (nach Next-Actions geclustert) auf die einzelnen Tage. Diese Durchsicht nimmt bei mir ca. 30 Minuten in Anspruch. Mit dieser Sicht auf die Woche geht es dann ins Wochenende.
Jeden Abend meiner Arbeitswoche konkretisiere und korrigiere ich die Planung für den kommenden Tag, dafür benötige ich zwischen 5 und zehn Minuten.
2. Durchführung
Das Schöne an dieser Vorgehensweise ist für mich, dass ich einerseits einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben habe, gleichzeitig in meinem Tagesablauf flexibel bleibe, da ich keine festen Termine für die einzelnen Aufgaben eintrage. Ich bin also nicht Sklave meines Kalenders, sondern der Kalender ermöglicht mir, in der nicht durch Meetings besetzten Zeit nach Priorität gewichtet meine Tasks abzuarbeiten. An einem Tag fange ich vielleicht mit Quadrant IV-Aufgaben an, an einem anderen mit der Quadrant II-Aufgabe. Wie ich Lust und Laune habe. Über die rollenbezogenen Aufgabenordner kann ich bei der Planung meine Life-Balance optimal berücksichtigen.
Diese Flexibilität wird durch die Kalenderdarstellung von Outlook 2007 optimal unterstützt, weil sie neben dem nackten Kalender die Option bietet, sich unterhalb des Kalenders eine Aufgabensicht „nach Fälligkeit“ einzurichten. Diese greift auf die Aufgabenverwaltung von Outlook zurück und stellt automatisch die entsprechend geplanten Aufgaben ihrer Kategorisierung entsprechend dar. Bei der Korrekturplanung brauche ich den Kalender nicht zu verlassen, sondern kann die Aufgaben per Drag and Drop bequem zwischen den Tagen hin und herschieben, die Änderungen werden in den Aufgaben dabei automatisch aktualisiert.
Nun zur Durchführung: es ist simpel. Mit einem Doppelklick auf die Aufgabe wird diese geöffnet, anhand der Kategorie weiß ich schon vorher, was zu tun ist und kann nach Erledigung der Teilaufgabe die Next-Action festlegen. Die Fälligkeit wird dabei dann auf die freitägliche Wochenplanung gesetzt und am Freitag dann weiter beplant.
In Teil 5 geht es an die Kontaktverwaltung ran, quasi ein CRM-light. Hat zwar nur mittelbar mit GTD zu tun, rundet das Bild aber ab.
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