Warum Ordner im E-Mail-Programm doch sinnvoll sind

Großer Artikel bei Spiegel-Online: “Wer sortiert, verliert” - der Artikel, auf den alle Mail-Messies schon lange gewartet haben, um all den Zeitmanagement-Methoden und -Lehrmeistern würdig und fundiert entgegen zu treten. Hauptthese: Wer auf das Sortieren von Mails verzichtet, spart mehr Zeit. Behauptet jedenfalls IBM (Hersteller des Mail- und Selbstmanagement-Molochs Lotus Notes) – und die müssen es ja wissen. Sorry guys – da ist sie wieder, die Schwarz-Weiß-Malerei. Ordner lösen das Mailproblem natürlich nicht – jedenfalls nicht allein. Hier ein paar Tipps, wie Du mit Ordnern und dem richtigen Umgang mit Mails produktiver arbeitest.

 

Test: GTD mit GTDGMail und Firefox

Ja, ich habe es getan! Ich habe mir das GTDGmail-Plugin für Firefox herunter geladen, installiert und einem Schnelltest unterzogen. Mein Fazit vorn weg: Nicht schlecht…

Die Installation: Wie bei Firefox gewohnt, ein Restart des Browsers ist erforderlich.

Die Überraschung: Wer wie ich erwartet, ein quasi GTD als Browsersoftware zu sehen zu bekommen, dürfte erst einmal vergeblich suchen. Der Aha-Effekt kommt nach dem Einloggen bei GMail: Die Administration erfolgt dann tatsächlich über das Addon. Hier werden dann die Kategorien etc. verwaltet. Mehr fällt zunächst nicht auf.

Das ändert sich, wenn man eine Nachricht öffnet. Im Nachrichten-Header sehen wir weitere Schaltflächen:

Der Klick auf Action markiert die Mail als Next-Action und erzeugt in der To-Do-Liste einen Eintrag. Für den richtigen Kontext genügt ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche: Hier kann dann eine passende Kategorie auswählen bzw. schlank erzeugen (C/ + Eintragstext).

Nach Beenden des Tasks klickt man auf die Schaltfläche “Finished” und der Eintrag verschwindet von der To-Do-Liste.

Schnelltest-Fazit: GTDGMail macht einen guten ersten  Eindruck. Alles weitere wird ein nun folgender weitergehender Praxistest zeigen.

 

113 + 1 GTD-Tools

Keine Frage, der Markt an GTD-alike Werkzeugen wächst. Für inzwischen fast alle Betriebssysteme (inkl. Handhelds und Mobilfunk) gibt es Auswahl. Ich bleibe bei meinem Outlook, die Phase des Tool-Testings habe ich hinter mir. Wer von Euch sich aber gern mal Alternativen anschauen möchte, findet bei Priacta eine Zusammenstellung von 113 Programmen rund um GTD.

Und für die GMail/Firefox-Fraktion lohnt ein Blick auf gtdgmail, ein Firefoxplugin, dass ich @home auf jeden Fall mal ausprobieren werde.

 

E-Mailsignatur – aber richtig

Auch genervt von diesen Flippiflappi-crazy-funny E-Mailsignaturen? Ich bin es und vermeide daher den Signatur-Unsinn, in dem ich nur relevante Informationen in die Sigantur packe. Jochen Mai, Autor der Karrierebibel, hat das Wesentliche einer seriösen E-Mailsignatur zusammengefasst und gleich noch vier Anleitungen (für Outlook, GMail, Wisestamp und Feedburner) dazu gepackt.