Die fünf S für das Ordnung-halten

Eines der wesentlichen Merkmale einer guten Produktivität ist das dahinterstehende Ordnungssystem. Ein dafür durchaus gut geeignetes System ist die 5S-Methode. Sie hat ihre Wurzeln im Kaizen und bietet in der Schlankheit ihrer Idee eine gute Eselsbrücke, um nicht nur Ordnung zu schaffen, sondern vor allem auch, die Ordnung beizubehalten. Und was in Firmen gut funktioniert, klappt erst recht für ein gutes GTD.

Die fünf S leiten sich aus den japanischen Einzelbegriffen ab, die praktischerweise gut merkbare Pendants sowohl im englischen als auch deutschen Sprachraum haben:

• Seiri / Sort /(Aus-)Sortieren: Abfall und nicht benötigtes Material wegwerfen
• Seiton / Straighten / Hin-/Um-)Stellen: Alles und jedes hat seinen geeigneten Platz für eine schnelle Wiederbenutzung und Aufbewahrung
• Seiso / Shine / Sauberkeit: Der Arbeitsplatz sollte immer sauber sein. In der 5S-Philosophie bedeutet dies, für seinen eigenen Arbeitsplatz der eigene “Hausmeister” zu sein
• Seiketsu / Standardize / Standardisieren: Standardisierung und Regelung, wie Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz beibehalten werden können
• Shitsuke / Sustain / Selbstdisziplin: 5S zur täglichen Gewohnheit, zum Bestandteil der Lebensart machen.

Und wenn Eure Familie das nicht glaubt: Dein Heimbüro kann auch so wie beim Meister David Allen aussehen:

 

GTD – Mein Referenzsystem 2.0

Mein altes, thematisch ordentlich-preußisch angelegtes Referenzsystem wurde heute in den Ruhestand verabschiedet. Stattdessen kommt jetzt Referenzsystem 2.0 zum Einsatz – und damit die Erkenntnis, dass Mr. Allen auch an dieser Stelle recht hat…

Bisher hatte ich mein Referenzsystem nach Fachthemen aufgebaut. Nachdem ich aber zunehmend die Outlook-Suche in Anspruch nehmen musste, hatte ich heute ein Einsehen und habe Friseur gespielt: Ab mit den alten Zöpfen! Da es eh an der Zeit war, das PST-File zu archivieren, habe ich die Gunst der Stunde genutzt und eine komplett neue Struktur eingezogen.

Und zwar ganz so, wie David Allen es in seinem Buch empfiehlt: Als oberste Struktur dient das Alphabet. Unter den einzelnen Buchstaben wird es nach derzeitiger Planung nicht mehr als zwei Unterebenen geben. Meine Hoffnung: Da jegliches Thema in der Regel nicht mehr als zwei, drei Oberbegriffen zugeordnet werden kann, sollte ich mit deutlich weniger Mausgeschubse als bisher jegliches Referenzmaterial finden können.

Für die Synchronität habe ich dieses natürlich nicht nur in Outlook, sondern gleichzeitig auch auf meiner Ordnerstruktur der Festplatte umgesetzt.

Und nun gilt frei nach Franzl: Schau´n mer mal

 

“GTD mit Outlook 2007″ – Die Serie als PDF-eBook zum Downloaden

Einige Leserinnen und Leser haben angefragt, ob es denn die Möglichkeit gebe, die Artikel auszudrucken – ich bin also nicht der Einzige, der gern auf Papier gedrucktes in Händen hält. Für all die Mail-Beiträge, die mich erreicht haben, möchte ich mich ganz herzlich bedanken. Wenn Ihr für Euere Selbstorganisation daraus etwas ziehen konntet, dann hat sich die Schreiberei gelohnt.

Für alle, die die Artikel gern als zusammenhängendes Dokument haben möchten, habe ich die Artikel zu einem kleinen eBook zusammengefasst. Es kann hier herunter geladen werden: GTD mit Outlook2007 – Version 2.0 (Neue überarbeitete Version vom 17.02.2010)

An dieser Stelle möchte ich mich auch ganz herzlich bei Dr. Stefan List für die Promotion bedanken – ich bin immer noch erstaunt, was ein kleiner Link an prominenter Stelle so alles bewirken kann. Herr Doktor, wenn Sie mal in Hamburg weilen sollten, würde ich mich gern erkenntlich zeigen

 

Mein GTD mit Outlook 2007 – Anmerkungen

Zum Abschluss der Serie über meine GTD mit Outlook 2007 noch ein paar wenige Worte:

1. Der Charme an GTD besteht darin, dass sich die Grundzüge nicht verändern brauchen: Bringe die Dinge aus Deinem Kopf in ein verlässliches System, ordne sie, plane die nächsten Schritte, führe sie aus und mache ein Review. Das ist von der Idee so simpel, dass man sich fragt, wie es David Allen trotzdem schafft, darüber ein ganzes Buch zu füllen, OHNE sich zu wiederholen, OHNE langweilig zu werden.

2. Du wirst immer wieder feststellen, dass Du beim Arbeiten im GTD-System dann und wann nachlässig wirst. Das ist normal. Entscheidend ist, dass Du Dich in solchen Situationen neu kalibrierst. Prüfe Dein System, fülle die Lücken, mache Dir Dein Ziel klar, weswegen Du damit überhaupt angefangen hast – und starte neu durch.

3. Wenn Deine Methodik und Dein System für Dich funktionieren, kannst Du aufhören, Tools zu testen. Ich habe zwei Jahre mit Tests hier und Tests dort verbracht, um letzten Endes doch wieder bei Outlook zu landen. Du musst Dich einfach irgendwann entscheiden – und dann mal eine Weile dabei bleiben.

4. Statt weitere Tools zu testen, schaue kritisch auf Dein System. Und verbessere es in seinen Schwachpunkten. Kaizen!

Und nun: Sei produktiv – und: Get Things Done!