Achtung, Teddy! 2. Teil: Achtsamkeit fördern, Selbst-Management verbessern

In Teil 1 haben wir gesehen, wie uns die Wahrnehmungsautomatismen und Interpretationsmuster in die Irre führen können. Das kann kommunikative Missverständnisse auslösen und hat auch Auswirkungen auf die Qualität unseres Zeit- und Selbstmanagements. In Teil 2 beschäftigen wir uns mit Gegenstrategien.

 

Effektives Arbeiten mit dem guten, alten Notizbuch

Es muss nicht immer digital sein. Auch das gute, alte Notizbuch lässt sich mit ein wenig Struktur hervorragend für effektives Arbeiten einsetzen. Auf dem notizbuchblog hat Christian Mähler ein eBook veröffentlicht, das die seiner Meinung nach elementaren 25 Regeln für den Notizbuch-Einsatz zusammenfasst.

Das eBook ist schlank (30 Seiten), lässt sich gut lesen und enthält zahlreiche Tipps, die sich schnell umsetzen lassen. Für Freunde des Analogen: Bitte unbedingt anschauen!

Auch der Rest des Blogs strotzt nur so vor Tipps und Tricks. Ein Fall für die Blogroll…

 

Was hindert Dich?

Seth Godin hat die Fähigkeit, komplexe Themen auf den Punkt zu bringen. In seinem Blog schreibt er heute über die vier wesentlichen Gründe, warum wir etwas nicht tun (können).

Im Grunde genommen sind es:

• Nicht wissen, was man tun soll
• Nicht wissen, wie man es tun soll
• Mangelnde Ressourcen oder Rechte, es zu tun
• Angst

Sein Fazit: Bei all den Dingen, die wir nicht tun (können), sollten wir uns fragen, in welche Kategorie sie gehören. Sie lassen sich dann viel leichter angehen. Vielleicht etwas zu sehr vereinfacht, aber im Kern hat er recht.

 

Warum Ordner im E-Mail-Programm doch sinnvoll sind

Großer Artikel bei Spiegel-Online: “Wer sortiert, verliert” - der Artikel, auf den alle Mail-Messies schon lange gewartet haben, um all den Zeitmanagement-Methoden und -Lehrmeistern würdig und fundiert entgegen zu treten. Hauptthese: Wer auf das Sortieren von Mails verzichtet, spart mehr Zeit. Behauptet jedenfalls IBM (Hersteller des Mail- und Selbstmanagement-Molochs Lotus Notes) – und die müssen es ja wissen. Sorry guys – da ist sie wieder, die Schwarz-Weiß-Malerei. Ordner lösen das Mailproblem natürlich nicht – jedenfalls nicht allein. Hier ein paar Tipps, wie Du mit Ordnern und dem richtigen Umgang mit Mails produktiver arbeitest.

 

Vorsätze für das neue Jahr

Eines der Dinge, die ein gutes Zeit-Management ausmachen, sind regelmäßige Reviews. Das heißt, die Betrachtung eines vergangenen Zeitraums (Tag, Woche, Monat usw.) und die selbstkritische Analyse: Was hat gut geklappt, was nicht? Wo ist man den eigenen Zielen näher gekommen, wo nicht und warum nicht? Welche Lehren kann man daraus ziehen?

Der zweite Teil des Reviews ist streng genommen ein Preview: Mit der Erfahrung aus der Vergangenheit die Zukunft gestalten.

Mit der Weihnachtszeit und dem Jahreswechsel rückt bei vielen Menschen der Jahresrückblick in den Fokus: Was uns das vergangene Jahr gebracht? Welche Herausforderungen mussten gemeistert werden – und wurden gemeistert? Welche Überraschungen hat es gegeben? Welche Ziele wurden erreicht, welche guten Vorsätze umgesetzt (und wie lange )?

Eine solche Rückschau ist wichtig, denn konzentriert durchgeführt erlaubt das Review einen kritischen Blick auf uns selbst. Was aber viel wichtiger ist: Wir können die Lehren ziehen, um für das kommende Jahr unser Leben anders zu gestalten. So weit, so gut. 

Wie aber setzt man die guten Vorsätze um? Sich etwas vorzunehmen ist ja leicht, deswegen tun es ja auch so viele. Aber an der Umsetzung scheitern die meisten. Hierzu 5 Tipps von Richard Wiseman, Professor der Psychologie an der Universität von Hertfordshire (Groß-Britannien):

Also:

1. Zerlege Dein Ziel in mehrere kleine Etappenziele.
2. Teile Dein Ziel Deiner Familie, Deinen Freunden usw. mit
3. Schreibe Dir auf, welche Vorteile Du durch das Erreichen des Ziels hast und warum dieses Ziel für Dich wichtig ist
4. Wenn Du eines der Etappenziele erreichst, belohne Dich angemessen (kleines Ziel = kleine Belohnung)
5. Dokumentiere regelmäßig Deinen Fortschritt (Blog, Zettel am Kühlschrank, Tagebuch)

Dazu die Ratschläge von Richard Bandler, NLP-Trainer hinzufügen:

Dann sollte eigentlich die Erfolgschance deutlich höher sein…

 

Tooltipp zur Online-Recherche

Schon mal die Haare gerauft bei der Internetrecherche? Muss doch nicht sein, es gibt Hilfe, die den Einstieg in ein Thema erleichtert.

Auf der Basis der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia erstellt de.inforapid.org ein vom Suchbegriff ausgehendes, visualisiertes Wissensnetz. Die einzelnen Knoten dieses Netzes zeigen als Window-Tooltipps die jeweiligen Wikipedia-Texte an, auf die bei Bedarf dann verzweigt werden kann, z.B. für das Drucken relevanter Artikel. Ein schönes Werkzeug, um in ein Thema einzusteigen.

de.inforapid.org

 

Das 5×5 der Wochenplanung – Tipp für mehr Fokussierung

Nun haben wir ständig sämtliche Ideen und Geistesblitze brav aufgeschrieben und in den Aufgabeneingang gelegt, haben alle To-Do´s aus Mails und analoger Post ordentlich dazugelegt und vielleicht sogar sämtliche Kontextlisten im GTD-Style fortgeschrieben. Bleibt die Frage: How to come into action? Welche dieser Aufgaben sollen am Ende der nächsten Woche erledigt sein? Bei ein paar wenigen Aufgaben mag das noch kein Problem sein – bei den heute üblichen dutzenden Projekten und Themen in verschiedenen Lebenskontexten eine echte Herausforderung – zumal die Anforderungen und Gewichtungen sich auch noch permanent verändern. Der heutige Produktivitätstipp zeigt Ihnen, wie Sie den Stress der Aufgabenplanung reduzieren können.

Der 5×5-Tipp geht auf Paul Klipp zurück und ist im Kern eigentlich recht simpel. Und zwar unabhängig davon, ob man seine Aufgabenplanung mit Outlook oder Mindmap oder Kanban oder sonstwas erledigt. Die Quintessenz: Die Arbeitswoche hat 5 Tage, und für jeden Tag nimmt man sich in der Wochenplanung 5 Dinge vor, die man erledigen will.

Der Vorteil dabei: Bis zur nächsten Wochenplanung bleibt die To-Do-Liste vergleichsweise klein und überschaubar. Das entlastet den Kopf von Selbstverpflichtungen und schärft den Fokus für die Dinge, die konkret anliegen. Alles neue, was nicht sofort erledigt werden muss, landet während der Woche dann sauber notiert im Aufgabenpool. Robert Dempsey hat zu diesem System ein kleines Video bereitgestellt.

Dank an Dr. Stefan List, der diesen Ansatz „ausgegraben“ hat.

 

Und warum sind Sie heute Morgen aufgestanden?

Das Fragewort „Warum?“ ist eines der mächtigsten aller Frageworte. Eltern kleiner Kinder wissen das. Aber auch für uns Erwachsene hat dieses Wort ein immenses Potential. Durch das gezielte Nachdenken über das Warum können wir die Umstände unseres Handelns und unsere wahren Ziele klären.

Wer morgens nicht weiß, warum er aufgestanden ist, hat keinen Sinn im Leben mehr

Laut diverser Umfragen ist es um die Motivation der deutschen Angestellten nicht gut bestellt. Ca. 80% der Mitarbeiter machen demzufolge Dienst nach Vorschrift, haben innerlich gekündigt und/oder tragen sich mit Job-Wechselgedanken. Diese Quote ist seit Jahren relativ stabil und hat sicher viele Gründe. Aber sie zeigt meines Erachtens auch, dass viele Menschen ein Problem damit haben, sich darüber klar zu werden, wieso sie sich in einer Demotivationslage befinden.

Das ist äußerst bedenklich – ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung soll ein interessenloses, maschinengleiches Wesen sein, das gleichsam wie ein Automat funktioniert?

Die Macht des „Warum?“

Kleinkinder sind Forscher. Sie geben sich nicht mit dem Augenscheinlichen zufrieden, sondern wollen Wirkzusammenhänge begreifen. Und so entstehen dann die berüchtigten Dialoge zwischen Mama/Papa und dem Kind:

„Warum geht Mama/Papa arbeiten?“ – Damit sie/er Geld verdient.

„Warum muss Mama/Papa Geld verdienen?“ – Damit wir die Miete bezahlen können.

„Warum müssen wir Miete bezahlen?“ – Damit wir hier wohnen dürfen.

Und so weiter und so weiter. Kinder sind erstaunlich kreativ, was das Interpretieren der Antworten auf ihre Fragen angeht. Doch ist die Fragerei der Kinder keineswegs boshaftes Quälen der Eltern, sondern die Neugier darauf, komplexere Sachverhalte zu entschlüsseln und zu verstehen.

Bei diesen Dialogen besteht das Problem für den Erwachsenen im offenen Charakter der Warum-Frage. Und eben dieser Charakter ist es, der der Warum-Frage auch für uns Erwachsene ein so großes Potential zur Steigerung unserer Lebensqualität verleiht – denn wenn es die zentralen Wünsche und Ziele geht, fischen viele Menschen genauso im Trüben wie die Kinder beim Verstehen-Wollen abstrakter Themen.

Wann man als Erwachsener „Warum“ fragen sollte

Jeder von uns hat seine guten und schlechten Tage. An einem schlechten Tag hilft es, mit dem inneren Ich den Warum-Dialog anzufangen. Beispiel:

„Warum bin ich heute Morgen bloß so früh aufgestanden?“ – Weil ich mich fertig machen muss.

„Warum muss ich mich fertig machen?“ – Damit ich zur Arbeit kann.

„Warum muss ich zur Arbeit?“ – Damit ich Geld verdiene.

„Warum muss ich Geld verdienen?“ – Damit ich das Essen, die Miete und alles andere bezahlen kann.

„Warum muss ich das alles bezahlen?“ – Damit es mir gut geht.

„Warum soll es mir gut gehen?“ – …

Ein zugegeben plattes Beispiel. Aber Sie haben die Idee verstanden, oder? Natürlich wäre es der Idealzustand, morgens aufzustehen und nur die Dinge zu tun, die man wirklich tun will. Aber bis man das wirklich tun kann, ist es manchmal ein weiter, beschwerlicher Weg. Auf diesem Weg braucht es kleine Kniffe, um der Antriebsschwäche entgegen zu wirken.

Den Dingen des Alltags Positives abgewinnen

Die Frage nach dem „Warum“ hilft uns, uns selbst daran zu erinnern, welche Vorteile wir letzten Endes aus unserem Tun ziehen können. Und so bekommt auch die ungeliebteste Tätigkeit ihre positiven Aspekte. Das Fokussieren auf diese Punkte verändert unsere Wahrnehmung und unsere Einstellung zu den Dingen. Wir rufen uns bildhaft ins Gedächtnis, was wir von unserem Tun haben. Und so macht man Dinge vielleicht nicht mit unbändiger Begeisterung, aber sie verlieren ihre intensive Negativität.

Das „Warum“ ist kein Allheilmittel?

Ich höre des Öfteren: „Alles gut und schön, aber letztlich ist das doch alles Selbstbetrug, und ein langweiliger Job bleibt ein langweiliger Job.“ Ja? Ist das so?

Warum?

Das „Warum“ als Wegweiser zu unseren wahren Zielen

Natürlich ist dieser Kniff nicht dazu geeignet, aus einer langweiligen Tätigkeit den hochspannenden, herausfordernden Job zu machen. Aber konsequent angewandt führen uns diese Fragespiele zum Kern dessen, was wir sind und was wir eigentlich wollen.

Grau aber ist aber jede Theorie. Und es ist ein Unterschied, ob ich weiß was ich will, oder ob ich dazu bereit bin, dem Wollen auch ein Tun folgen zu lassen. Dieses obliegt jedem Menschen selbst. Das ist nicht immer einfach, manchmal sogar recht beschwerlich. Aber auch hier leistet das „Warum“ einen sinnvollen Beitrag: Es hält einem einen Spiegel vor.

Probieren Sie es doch mal aus: Denken Sie an etwas, was Sie stört oder was Sie nicht gerne tun. Fragen Sie sich einfach: „Warum stört mich das?“ „Warum tue ich das?“ – Folgen Sie Ihren Antworten und lassen Sie sich überraschen, wohin Sie der Dialog führt. Am Besten ist es, wenn Sie sich Ihre Fragen und Antworten notieren und nach ein paar Tagen noch einmal vornehmen. Hat sich in Ihrer Wahrnehmung und in Ihren Gefühlen schon etwas geändert?

Und? Wissen Sie jetzt wieder, warum Sie morgens aufstehen?

 

15 Wege, eine fundierte Entscheidung zu treffen

Entscheidungen zu treffen ist eine denkbar undankbare Aufgabe – sie betreffen die Zukunft, und die lässt sich nun mal allenfalls hinsichtlich Wahrscheinlichkeiten beurteilen. Vorhersagen lässt sie sich nicht. Die Anzahl ggf. zu berücksichtigender Parameter ist selbst bei einem Autokauf schon ziemlich groß. Wie schön wäre es, eine Methode zu haben, die uns beim Entscheiden richtig gut hilft. Damit Ihr es etwas leichter habt hier meine 15 wichtigsten Methoden und Hilfestellungen zur Entscheidungsfindung. Nicht alle sind für alle Situationen gleichermaßen geeignet, aber jeder von uns wird ein paar dieser Methoden mindestens in Teilen schon anwenden:

1. CAF / Consider all facts
2. PMI / Plus-Minus Interesting
3. Entscheidungsmatrix/Gewichtete Entscheidungsmatrix
4. Szenario-Analyse
5. Visionärer Kegel
6. Mindmapping
7. Keptner/Tregoe-Analyse (KT-Analyse)
8. SWOT-Analyse
9. Morphologische Matrix
10. ISHIKAWA-Diagramm
11. Analytic Hierarchy Process (AHP)
12. Multi Attribute Utility Theory Analysis (MAUT)
13. Nutzwert-Analyse
14. Modeling
15. Intuitive Entscheidung

 

GTD mit Outlook 2007 – Das eBook in Version 2

MeinVersuch, meine “GTD”-Implementierung in Microsoft Outlook 2007 anderen als Muster, Ideengeber und Diskussionsanregung zur Verfügung zu stellen, war ein toller Erfolg. In mehreren einschlägigen Foren wurde die Anregung aufgenommen und herrlich konstruktiv diskutiert. Ein Kritikpunkt einiger Diskussionsteilnehmer war die überschwengliche Nutzung von Ordnern, Gruppen und das dazugehörige Mausgeklicke.

Aber es wurde nicht nur kritisiert, es wurden auch konstruktive Verbesserungsvorschläge gemacht. Gerade die Diskussion im Forum dingegeregeltkriegen.de hat einige interessante Anregungen geliefert. Ich habe daraufhin meinen Ansatz einer tiefschürfenden Kritik unterzogen und konnte nicht umhin, gerade im Aufgaben- und Kontaktmanagement einige Dinge zu vereinfachen und zu verschlanken. Den “Kombatanten” vielen Dank für die Diskussion und Anregungen – ich finde es immer wieder klasse, wie viele unterschiedliche, aber dennoch gute Ansätze es zu GTD gibt.

Diese Erkenntnisse machten es notwendig, das eBook zu aktualisieren. Nun liegt es also in Version 2 vor. Es kann hier heruntergeladen werden:

GTD mit Outlook2007 – Version 2.0

Wesentlichste Änderung: Ich habe den massiven Einsatz von Gruppen und Ordnern (Strukturelemente) im Aufgaben- und Kontaktmanagement quasi komplett abgeschafft – zu viel “Klein-Klein” im täglichen Management. Die für mich erforderlichen Zusatzinformationen werden jetzt über angepasste Outlook-Formulare abgefragt. Key-Benefit: Durch die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten der Outlook-Ansichten wurden so die Gesamtworkflows nach meinem Empfinden deutlich schlanker und intuitiver.