RSS

Mein GTD mit Outlook 2007 – Das Aufgaben-Management

07 Okt

„Ich kann mich leider nicht um mein Selbstmanagement kümmern. Ich hab´ soviel zu tun…“ Dieses Problem hat fast jeder schon mal erlebt: Vor lauter Aufgaben weiß man nicht mehr, wo man anfangen soll. Die Lösung lautet: Bei der Aufgabenverwaltung. Erscheint einem auf den ersten Blick paradox, ist aber die einzige Option neben „ich stelle mir einen Assistenten ein“.

In Teil 2 dieser Artikelserie habe ich gezeigt, mit welchen schlanken Mitteln ich meiner Mailflut Herr werde. Nun hat diese Systematik einen Nachteil: Aus vielen Mails werden nicht ganz so viele Aufgaben, die erledigt werden wollen. Hinzu kommt, dass ja nicht alle Aufgaben aus Mails erwachsen, sondern über vielfältige Kanäle zu uns kommen.

Ein weiteres Problem stellen die Lebenskontexte dar, in denen wir uns bewegen. Wir sind ja nicht nur bei der Arbeit (hoffentlich!), sondern haben Familie, Freunde. Wir sind im Sportverein oder der Freiwilligen Feuerwehr, engagieren uns vielleicht in der Kommunalpolitik. Will sagen, neben den beruflichen Anforderungen haben wir auch sonst jede Menge Dinge, die es zu regeln und zu erledigen gibt. Umso wichtiger ist es, und da stimme ich David Allen zu, ein System zu haben, dass übergreifend strukturiert ist und gelebt wird.

Stephen Covey hat in seinem Ansatz eine für das Aufgaben- und Termin-Management wichtige Instanz ins Spiel gebracht – die Rolle. Ich bin Mitarbeiter meines Unternehmens, aber auch Führungskraft für meine Mitarbeiter. Ich bin Ehemann, Vater, Sohn und Freund. Und ich bin nebenberuflich selbstständig. Um exemplarisch bei Allen und Covey zu bleiben: Beide weisen daraufhin, dass das Geheimnis von Life Balance letzten Endes darin liegt, alle Rollen des Lebens in die Aufgaben- und Terminplanung einzubeziehen und, so weit es geht, in Balance zu halten. Wie nun dieses aber in Outlook abbilden? Vor allem, wenn man zwei verschiedene Outlook-Systeme verwenden muss?

1. Vorbereitung

Outlook bietet einen für unsere Zwecke zwar nicht optimalen, aber dennoch ausreichend gefüllten Werkzeugkasten. Wir können kategorisieren, Prioritäten vergeben, Fälligkeiten definieren und nachverfolgen. Leider können wir aber nicht den GTD-Gedanken per Knopfdruck implementieren.

AufgabenWichtig ist zunächst die Trennung der Lebenskontexte, der Rollen. Ich nutze hier im Aufgabenbereich von Outlook die Möglichkeit, in der Aufgabennavigation (standardmäßig die linke Spalte) Aufgaben-Gruppen zu bilden. Ich habe eine Gruppe für mich als Führungskraft/Mitarbeiter, als Vater, als Freund etc. angelegt.

Funktion „Aufgaben-Gruppen“ genutzt, um Rollen voneinander zu trennen

Die von David Allen verwendete Definition des Kontextes führt uns nun zu einem kleinen Problem: Kontext kann einmal ein Projekt, ein Thema oder ähnliches sein. Aber auch das „Tun“ an sich kann ein Kontext sein, zum Beispiel Mail-Bearbeitung, Einkaufen etc. Da Allen den Begriff „Projekt“ definiert als alles, was mehr als einen Bearbeitungsschritt hat, müssen wir in Outlook hierfür einen Kniff finden.

Aufgaben-OrdnerKategorien würden sich dafür anbieten, nur: je länger die Kategorienliste wird, umso weniger Aussagekraft bekommt das Tagging einer Aufgabe. Deswegen habe ich mich anders entschieden. Da es in Outlook die Möglichkeit gibt, Aufgaben in Ordnern zusammenzufassen, lege ich für meine Projekte (im klassischen Sinne) und übergreifenden Themen Aufgabenordner an und ziehe sie in die passende Rollengruppe. So bin ich in der Lage, flexibel Aufgaben zusammen zu fassen und meinen Rollen zuzuordnen.

In den Aufgaben-Gruppen Aufgaben-Ordner für Projekte und Themen angelegt

GTD lebt vom Konzept des „Was ist als nächstes zu tun?“. Die Idee dahinter ist, komplexe Aufgabenstellungen in Einzelteile zu zerlegen. Die so entstandenen Einzelteile sind leichter zu erfassen und bearbeiten als das große Ganze. Intuitiv würde man also für ein Projekt diverse Einzelaufgaben in Outlook anlegen und nacheinander erledigen. Kann man so machen, ist aber für mich ein quantitatives Problem. Bei aktuell ca. 450 Einzelaufgaben führt selbst das beste Strukturieren dazu, dass die Übersicht leidet.

Nun bietet Outlook ein Notizfeld. Dieses verwende ich für zwei Dinge: Erstens verlinke ich wichtige Dokumente aus meinem Filesystem mit der Aufgabe. Damit wird die Aufgabe zum Dreh- und Angelpunkt meines Info-Managements. Ziel: Outlook möglichst wenig verlassen müssen, um manuell Dateien zu suchen.

Dokumente, die zur Aufgabe gehören, aus dem Filesystem mit der Aufgabe verknüpft

AufgabeZweitens verwende ich es, um die erforderlichen Einzelschritte zu erfassen und nach zu verfolgen. Und bei der Nach-/Weiterverfolgung der Aufgabe kommen bei mir nun die Kategorien ins Spiel: Ich missbrauche diese Option, in dem ich die Next-Actions als Kategorien pflege. Ich habe Kategorien wie diese: Einkaufen/Besorgen, Anrufen, Mail, Planen, Schreiben, Delegieren, Durchführen, Analysieren, Meeting mit Chef usw. Insgesamt etwa 25 Stück.

Bei jeder Aufgabe, die ich erstelle, wird der Typ der Next-Action über die Kategorie festgelegt. Über die Ansichten (siehe weiter unten) kann ich nun gleichartige Aufgaben geclustert darstellen und en bloc erledigen. Und noch ein weiterer Vorteil ergibt sich hieraus: Wenn ich in einer Aufgabe mehrere Aktionen zu erledigen habe, beispielsweise Kategorieneinen Anruf tätigen, einen Meeting durchführen und eine Mailumfrage machen, ändere ich nach jedem Teilschritt lediglich die Kategorie. Über die Ansicht „Nach Kategorie“ ergibt sich so ein dynamisch gepflegter Bestand von gleichartigen Aktionen.

Next-Actions als Kategorien!

Nun wissen wir, dass (Teil-)Aufgaben unterschiedlich priorisiert sein können. Leider kennt Outlook nur drei Prioritäten: Niedrig, normal und hoch. Dies reicht mir nicht aus. Ich unterscheide zwischen „Dringend/Wichtig“, „Nicht dringend/Wichtig“, „Dringend/Nicht wichtig“ und „Nicht dringend/Nicht wichtig“. Covey nennt diese Gewichtung die vier Quadranten (von QI – dringend/wichtig bis QIV – nicht dringend/nicht wichtig). QI sollte vermieden werden, denn das sind die Krisen und Notfallsituationen, in denen alles andere in den Hintergrund tritt. Als effektiv wird von Covey die Fokussierung auf QII bewertet. Die Zeit für diese Aufgaben kann nur aus den Quadranten III und IV kommen.

QuadrantenFür unser Aufgabenmanagement halte ich diese Systematik für geeigneter. Deswegen habe ich für meine Priorisierung ein weiteres Feld „Quadrant“ in Outlook definiert. Dieses Feld kann dann bei der Aufgabengewichtung helfen.

Für die Priorisierung die Idee der Quadranten genutzt

Der Reiz von Outlook besteht in seinen weitreichenden Anpassungsmöglichkeiten. Auch ohne VBA kann man schon eine ganze Menge anstellen.

Eine besonders interessante Option sind die anpassbaren Ansichten in der Aufgabennavigationsspalte. Die Ansichten sind mein Filter im Aufgabenmanagement.

Die wichtigsten:

- HEUTE: Die für heute anstehenden Aufgaben: Meine To-Do-Liste für den Tag Ansichten

- MORGEN: Meine Liste für die Vorbereitung des kommenden Tages

- QUADRANT1 – 4: Wichtig für die Wochenplanung 

- NACH KATEGORIE: Cluster-Sicht für gebündeltes Erledigen gleichartiger Aufgaben

2. Anwendung

Es ist im Grunde ganz schlank: Eingehende Mails, die einer Next-Action bedürfen, werden in den Aufgabenbereich verschoben, erhalten ihre Next-Action-Kategorie sowie die üblichen Zeitdaten (Beginn/Fällig/ggf. Erinnerung) und werden dann in den thematisch passenden Ordner der dazugehörigen Aufgabengruppe (Rolle) verschoben.

In der Kategorien-Ansicht erhalten sie dann noch die Quadranten-Zuordnung. Über die Ansichten kann ich bequem und vor allem schnell jeden erdenklichen Kontext herstellen: Sowohl bei der Planung der Arbeitstage/-wochen, aber genau so bei der Vorbereitung von Terminen (wie z.B. den Wochengesprächen mit meinem Chef). Was aber ist nun mit Aufgaben, die nicht per Mail hereinkommen? Auch ganz einfach bei Mr. Allen abgekupfert – einfach, weil es wirklich funktioniert. Ich habe auf meinem Schreibtisch einen Eingangskorb. Für Snail-Mail, aber auch die Notizzettel, die ich on-the-road mit all den Dingen vollschreibe, die mir so in den Sinn kommen. Diese werden analog zu den Mails als Aufgaben erfasst und so ins System integriert.

In Teil 4 wirft sich nun eine weitere neue Eigenschaft von Outlook ins Rennen – die tagesbezogenen ToDo´s im Aufgabenbereich unterhalb des Kalenders…

About these ads
 
11 Kommentare

Geschrieben von - 7. Oktober 2009 in 7Habits, GTD, Outlook

 

Schlagwörter: , , ,

11 Antworten zu “Mein GTD mit Outlook 2007 – Das Aufgaben-Management

  1. Thomas

    19. Oktober 2009 at 18:58

    …Dokumente, die zur Aufgabe gehören, aus dem Filesystem mit der Aufgabe verknüpft…

    Danke, für diese Artikelserie!

    In meinem GTD-System verknüpfe ich auch alle Dokumente mit einer Aufgabe. Office 2007 bietet die Möglichkeit, ein Symbol in der Kopfleiste einzublenden: z.B. Word-Optionen\Anpassen\alle Befehle\microsoft office outlook-aufgaben hinzufügen
    …und schon erscheint das Aufgabenhäkchen in der Kopfleiste und sorgt beim Anclicken für die Erstellung einer entsprechenden Aufgabe mit Link zum Dokument in Outlook…

    Gruß
    Thomas

     
  2. Niels

    20. Oktober 2009 at 07:56

    Vielen Dank Thomas! Über diese Möglichkeit bin ich bisher gar nicht gestolpert. Ich habe daraus mal einen kleinen Beitrag gemacht…

     
  3. Klaus Sibum

    21. März 2010 at 09:52

    Es gibt auch noch ene andere Möglichkeit, sich schnell eine Aufgabe aufzurufen:
    Mit dem Link “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /C Ipm.task öffnet man direkt vom Desktop aus eine Aufgabe innerhalb von Outlook (hier Outlook 2007)

     
  4. Werner

    9. Juni 2010 at 19:10

    Hallo.

    Ich bin richtig begeistert von deiner Vorgehensweise.

    Vielleicht stehe ich auf dem Schlauch, aber du hast geschrieben:


    Deswegen habe ich für meine Priorisierung ein weiteres Feld „Quadrant“ in Outlook definiert.

    Wie bekomme ich dieses Feld in Outlook definiert und vor allem wo? Und wie kann ich dies dann mit der aktuellen Ansicht verknüfen?

    Es wäre super, wenn mir das jemand erklären könnte.

    Vielen Dank im Voraus.
    Werner

     
  5. Niels

    10. Juni 2010 at 07:46

    Hallo Werner!Vielen dank für das Feedback. neue Felder anlegen ist nicht schwer, nur etwas versteckt. Im Aufgabenbereich von Outlook folgst Du folgendem “Pfad”: Menü Ansichten/Ansicht/Aktuelle Ansicht/Aktuelle Ansicht anpassen/Felder/Schaltfläche “Neues Feld”. Hier legst Du das Feld Quadrant an.

    Dieses Feld steht Dir dann auch in allen anderen Outlookforms zur Verfügung, es befindet sich im Dioalog Felderauswahl im Ordner “Benutzerdefinierte Ordnerfelder”.

    Hoffe, das hilft Dir weiter…

    Viele Grüße und eine hohe Produktivität wünscht Dir

    Niels Warnecke

     
  6. Werner

    10. Juni 2010 at 15:09

    Hallo Niels.

    Erst einmal recht herzlichen Dank für deine schnelle Antwort.

    Ich habe mich gestern noch eingehender mit deiner Artikelserie beschäftigt und bin immer mehr begeistert darüber, wie effektiv du dies handhabt. Ich bin schon seit langer Zeit auf der Suche nach einer effektiven Methode wie ich meine Aufgaben organisieren, verwalten und abarbeiten kann und denke, dass ich am Ende der Suche angelangt bin.

    Wenn ich das richtig verstanden habe, sind die Quadranten der Dreh und Angelpunkt des Aufgabenmanagement. Deshalb ist es mir wichtig, die Einrichtung in Microsoft Outlook 2007, nach deinem System, genau zu verstehen.

    Das letzte Mal, als ich mit selbst definierten Formularen gearbeitet habe, liegt bereits viele Jahre zurück und geschah in Microsoft Outlook 2000. Microsoft Outlook 2007 benutze ich erst seit wenigen Wochen.

    Bitte verzeih mir an dieser Stelle, wenn ich hier etwas genauer nachfrage, um zu verstehen, wie du dies gemacht hast, damit ich es nachvollziehen kann. Ich glaube zwar nicht, dass ich der einzige bin, der es noch nicht ganz verstanden hat, aber wahrscheinlich der einzige, der sich hier traut nachzufragen. Also tue ich es hier einfach, weil es anderen wahrscheinlich auch helfen wird. 

    Wenn ich das richtig verstehe, sollen die Funktionen zu den Quadranten an drei Stellen verfügbar sein.

    Erstens in der linken Spalte, unter Aktuelle Ansicht, mit den Einträgen Quadrant 1-4.

    Zweitens in der mittleren Spalte, wo die Auflistung der Aufgaben erfolgt, als eigene angezeigte Spalte Quadrant, die einfach über Aktuelle Ansicht anpassen und hinzufügen des Feldes angepasst werden kann.

    Und zu guter Letzt, beim Öffnen einer neuen Aufgabe im Formular, wo die Auswahl des jeweiligen Quadranten erfolgen soll.

    Deine Beschreibung zur Anlage eines neuen Feldes, konnte ich leicht nachvollziehen. Was ich leider nicht verstanden habe, ist die Tatsache, welche Art von Feld ich hier anlegen muss.

    Beim klicken auf “neues Feld”, erscheint außer dem Namen ja auch die Auswahl für Typ und Format.

    Was ich gerne wissen möchte ist, in welcher Form du dieses Feld angelegt hast (ich vermute einmal als Dropdownfeld) und wie du in der linken Spalte die „aktuelle Ansicht“ mit den Punkten Quadrant 1-4 neu definiert hast.

    Was das Formular betrifft, könntest du nicht dein eigenes online stellen, wie du es mit der Project.oft gemacht hast?

    Vielleicht wäre es auch für andere hilfreich, wenn du deinen Blog-Beitrag um die genaue Vorgehensweise ergänzen würdest.

    In diesem Sinne würde ich mich freuen wenn du mir hier weiterhelfen könntest.

    Ganz liebe Grüße,
    Werner

     
  7. Tobias

    8. August 2012 at 14:48

    Hallo Werner,

    ich bin gerade dabei mein Outlook nach Deinen Empfehlungen auszubauen.

    Bestünde die Möglichkeit, dass Du Deine Kategorien zusammen mit den verwendeten Farben hier vollständig veröffentlichst?

    Im Sinne des “best practice” würde diese ich zum Start wirklich gern übernehmen, um sie anschließend für mich weiterzuentwickeln.

    Gleiches Anliegen (wenngleich nicht gleich wichtig wie Voriges) hätte ich auch für die Struktur der Aufgabengruppen und der darunter liegenden Aufgabenordner. Was sich bereits bewährt muss man nicht neu erfinden bzw. müsste ich mir nicht neu erarbeiten.

    Das wäre wirklich Klasse und hilfreich dazu!

    Viele Grüße, Tobias

     
  8. Tobias

    8. August 2012 at 14:53

    Oh, ist das peinlich …

    Natürlich wollte ich mit meinem Beitrag eben Niels fragen! Da habe ich beim lesen der Frage-Antwort-Kommentare doch den eigentlichen Autor verwechselt.

    Entschuldige bitte!

    Also Niels, wenn DU mir bitte helfen könntest?

    Viele Grüße, Tobias

     
  9. Dreier

    19. Juni 2013 at 13:44

    Hallo zusammen,
    ich bin begeistert von dieser Art Aufgaben zu managen.
    Leider scheitere ich schon an der Gruppenfunktion. Ich kann im Outlook Gruppen erstellen, denen aber keine Aufgaben zuweisen oder reinziehen. Wie macht man das?
    Kann das sein, dass diese Funktionen im Exchangebetrieb nicht funktionieren?
    Danke schon mal für die Rückmeldung.

     
  10. Jan

    28. März 2014 at 09:44

    Hallo Nils,

    ich bin auch gerade dabei ein gutes System für meinen Alltag zu finden und bin auf deinen Blog gestoßen. Super Blogserie!
    Mich würde als Referenz deine Next-Ation Liste interessieren. Was für eine Logik hast du bei der Farbwahl gewählt?
    Vielen Dank.

    Grüße
    Jan

     

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ photo

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

 
Follow

Erhalte jeden neuen Beitrag in deinen Posteingang.

%d Bloggern gefällt das: